Informazioni generali sulla Generali Group Whistleblowing Helpline

Segnalazioni

Sicurezza

Riservatezza e protezione dei dati

Informazioni generali sulla Generali Group Whistleblowing Helpline

Cos’è la Generali Group Whistleblowing Helpline?

La Generali Group Whistleblowing Helpline è uno strumento di cui il Gruppo Generali si è dotato per offrire la possibilità di segnalare in forma riservata preoccupazioni circa azioni o pratiche che possano rivelarsi in violazione di norme interne o esterne all’azienda, comprese le disposizioni relative al Codice di Condotta di Gruppo.

Whistleblowing Helpline è fornita da Whispli (https://generali.whispli.com/speakup)

La Helpline è in grado di raccogliere e gestire segnalazioni in tutte le lingue dei paesi in cui il Gruppo opera.

Abbiamo bisogno di uno strumento come la Generali Group Whistleblowing Helpline?

Attraverso la creazione di canali di comunicazione liberamente accessibili, promuoviamo un ambiente di lavoro positivo e sereno.

Un sistema di segnalazione delle violazioni efficace amplifica il nostro impegno nella promozione della cultura dell’etica e dell’integrità.

Recenti studi dimostrano che le helpline e i web form gestiti da fornitori esterni sono spesso utilizzati da dipendenti e persone terze . Per le aziende, questi sistemi di reporting costituiscono un efficace meccanismo di rilevazione delle violazioni di norme di legge o di comportamento.

Per effettuare una segnalazione posso scegliere di utilizzare indifferentemente internet o il telefono? Che succede se non ho accesso a internet?

Le segnalazioni in via riservata possono essere effettuate sia tramite internet che attraverso la linea telefonica.

Se non hai accesso a internet o non sai utilizzare bene il computer, puoi chiamare la Generali Group Whistleblowing Helpline, servizio disponibile 24 ore su 24, 365 giorni l’anno.

Posso effettuare una segnalazione in forma anonima?

Puoi scegliere di effettuare una segnalazione identificandoti oppure scegliendo l’anonimato.

Tuttavia, qualora le segnalazioni anonime vengano accettate, riteniamo comunque che le indagini possano essere gestite in modo più efficace se l’identità della persona segnalante sia nota.

Il Gruppo si impegna a proteggere l'identità di chi procede con la segnalazione

Segnalazioni

Quali eventi possono essere segnalati?

La Generali Group Whistleblowing Helpline può essere utilizzata dal personale del Gruppo e da persone terze per segnalare pratiche o comportamenti che, in buona fede, si considerino non appropriati o non conformi alla legge, al Codice di Condotta di Gruppo ovvero ad altre norme aziendali. Le segnalazioni devono essere adeguatamente dettagliate nella descrizione della circostanza del problema o della violazione.

Quali eventi NON possono essere segnalati attraverso questo canale?

La Generali Group Whistleblowing Helpline (incluso il web form) non può essere utilizzata per segnalare eventi che comportano una minaccia imminente per la vita o per la proprietà. Le segnalazioni presentate attraverso questo servizio potrebbero non ricevere un riscontro immediato. Se necessiti di assistenza per un caso di emergenza, non esitare a contattare le autorità e gli enti competenti.

Non possono essere effettuate attraverso questo canale segnalazioni relative a prodotti o servizi offerti dalle società del Gruppo: dette segnalazioni devono infatti essere gestite secondo procedure specifiche e pertanto vanno trasmesse utilizzando canali ad esse dedicati, indicati sul sito della società ovvero nella documentazione contrattuale di prodotto.

Inoltre, attraverso questo strumento non devono essere inviate segnalazioni da parte del personale che riguardino l'insoddisfazione per la valutazione delle loro prestazioni/il loro percorso di carriera, a meno che non siano collegate a una violazione, né devono essere inviate segnalazioni relative ad aspetti della vita personale che non siano collegati alle attività lavorative.

Non sono sicuro che quello che ho visto o sentito costituisca una violazione di una norma o della normativa aziendale o possa essere considerato un comportamento immorale, ma non mi sembra corretto. Cosa posso fare?

Puoi consultare il Compliance Officer della tua società o effettuare una segnalazione utilizzando la Generali Group Whistleblowing Helpline.

Se, da dipendente del Gruppo, vengo a conoscenza di una violazione, posso segnalarla direttamente al mio responsabile e lasciare che se ne occupi lei/lui?

Puoi senz’altro decidere di segnalare la violazione alla persona cui riporti o alla Funzione HR. In alcune circostanze, potresti tuttavia non sentirti a tuo agio nel farlo ovvero potresti ritenere più appropriato l’uso di canali di segnalazione alternativi (come, ad esempio, in caso di conflitto di interessi).

Se, per qualsiasi motivo, non vi sentite a vostro agio nel condividere la vostra preoccupazione con le persone indicate, o se ritenete che la preoccupazione sia significativa o non sia stata gestita in modo adeguato, dovete contattare il vostro Compliance Officer o la Funzione Compliance di Gruppo.

I Compliance Officer, in quanto responsabili di una funzione di controllo indipendente, assicurano la gestione delle segnalazioni e delle relative indagini in modo professionale, in conformità alle disposizioni dei requisiti interni ed esterni.

È fondamentale che qualsiasi informazione rilevante venga trasmessa rapidamente alle persone più vicine al problema: le loro indagini e il loro potere di risoluzione sono, nella maggior parte dei casi, più efficaci e possono indagare e proporre di adottare tempestivamente le misure adeguate. Questo principio è stato stabilito per promuovere una cultura della buona comunicazione e della responsabilità sociale d'impresa.

Per quale motivo dovrei effettuare una segnalazione? Che vantaggio ne ricavo?

Tutti abbiamo il diritto di lavorare in un ambiente positivo e a questo diritto è correlata la responsabilità di comportarsi in modo etico e corretto nel proprio ambiente di lavoro e nelle relazioni con le persone terze.

Pertanto, abbiamo il diritto e il dovere di far sapere a chi di dovere se qualcuno non si comporta correttamente. I comportamenti scorretti possono minacciare la reputazione del Gruppo, mettendo in pericolo la nostra attività e il nostro rapporto con la parte di stakeholder .

Il management vuole sul serio che io segnali le violazioni?

Lo vuole e ne ha bisogno. Tu potresti essere a conoscenza di un’attività che può destare preoccupazione per l’azienda. La tua segnalazione potrebbe minimizzare i potenziali impatti negativi per la società, per il personale e le persone terze.

Da dipendente, potrei andare incontro a conseguenze negative per il fatto di avere effettuato una segnalazione?

Il Gruppo proibisce severamente qualsiasi forma di ritorsione contro le persone che effettuino segnalazioni in buona fede, a prescindere dai soggetti che ne siano coinvolti.

Cosa accade se, dopo aver effettuato una segnalazione, ricordo ulteriori dettagli importanti oppure se chi gestisce la segnalazione ha bisogno di pormi domande in merito all’evento che ho segnalato?

Quando effettui una segnalazione attraverso la Group Compliance Helplineviene chiesto di scegliere un nome utente e una password per creare la propria casella di posta Whispli. È possibile tornare alla propria casella di posta Whispli e accedere alla segnalazione originale per aggiungere ulteriori dettagli o rispondere alle domande poste dal Compliance Officer incaricato del caso e aggiungere ulteriori informazioni che aiutino a risolvere i casi aperti. Si consiglia vivamente di tornare sul sito entro la tempistica indicata per rispondere alle eventuali domande. Se si sceglie di inviare una segnalazione anonima, si può entrare in comunicazione anonima con il Compliance Officer.

Cosa accade se, ad esito delle indagini, la segnalazione si rivela infondata?

Se la segnalazione si rileverà infondata o non giustificata, il Compliance Officer archivierà il caso informando il Segnalante. Tutta la documentazione relativa alla segnalazione sarà archiviata esclusivamente per il tempo necessario.

Cosa succede se, a seguito dell'indagine, non siete soddisfatti del risultato?

Se per qualsiasi motivo non siete soddisfatti del risultato dell'indagine, contattate il vostro Compliance Officer.

Se vi trovate nell'UE, potete rivolgervi all'autorità nazionale competente. In questo caso, consultate il sito web della vostra Società per maggiori dettagli.

Sicurezza

Credo che il mio computer aziendale si autentichi presso il server e ciò consenta di tracciare ogni sito che visito. Posso per questo motivo essere identificato come segnalante?

La Generali Group Whistleblowing Helpline non genera né mantiene alcun dato relativo all’autenticazione correlata all’indirizzo IP e pertanto non è in grado di fornire informazioni che mettano in relazione il tuo computer con il suo utilizzo.

Per proteggere i vostri dati viene utilizzata una crittografia AES256 di alto livello. Il vostro indirizzo IP viene cancellato ogni volta e non viene mai memorizzato sui nostri server o sui nostri log.

La Funzione Compliance ha richiesto al Dipartimento IT di non tracciare alcuna connessione alla Generali Group Whistleblowing Helpline effettuata attraverso le VPN interne. In ogni caso, se non vi sentite ancora a vostro agio nel fare una segnalazione sul vostro PC di lavoro, avete la possibilità di utilizzare il vostro dispositivo personale al di fuori del nostro ambiente di lavoro (ad esempio, un Internet café o la casa di un amico) attraverso il sito web sicuro della Whistleblowing Helpline del Gruppo Generali.

Ho paura che le informazioni che comunico alla Generali Group Whistleblowing Helpline possa, in ultima analisi, rivelare la mia identità. Come posso essere sicuro che questo non accadrà?

Il sistema della Whistleblowing Helpline del Gruppo Generali è progettato per proteggere l'anonimato. Tuttavia, se si desidera mantenere l'anonimato, il segnalante può decidere di non rivelare la propria identità.

Anche la linea telefonica della Generali Group Whistleblowing Helpline garantisce l’anonimato?

Sì. Ti sarà richiesto di fornire le stesse informazioni necessarie per le segnalazioni effettuate via web e colui che riceverà la chiamata trascriverà le tue risposte sul sito web della Generali Group Whistleblowing Helpline.

Questi report hanno le stesse misure di sicurezza applicate ai report web.

Come posso identificarmi?

Nel questionario disponibile sul web c’è una sezione dedicata all’identificazione della persona segnalante che puoi utilizzare a questo scopo.

Se usi la linea telefonica, puoi identificarti direttamente con chi risponde alla tua chiamata.

Riservatezza e protezione dei dati

Le segnalazioni ricevute e i dati in esse contenuti sono trattate in modo confidenziale?

Sì, a prescindere dal canale di segnalazione che decidi di utilizzare, le segnalazioni e le eventuali comunicazioni successive, così come tutti i dati e le informazioni relative alle persone coinvolte, saranno considerate come strettamente riservate e trattate con la massima riservatezza, in conformità alle previsioni delle disposizioni aziendali in materia di protezione dei dati personali e della legislazione applicabile in materia.

Si prega di consultare l'informativa sulla privacy in materia di Whistleblowing.

Quali informazioni vanno comunicate quando si effettua una segnalazione?

Vanno comunicate solo le informazioni necessarie all’avvio delle indagini sull’evento segnalato. Quando effettui una segnalazione, evita di comunicare informazioni relative alla vita privata delle persone ovvero dati sensibili, come dettagli sullo stato di salute o sulla vita sessuale, qualora tali informazioni non siano strettamente necessarie o direttamente correlate alla segnalazione. Evita inoltre di comunicare informazioni relative a persone che non sono coinvolte o connesse alla segnalazione.

Dove finiscono le segnalazioni? Chi può vederle?

Le segnalazioni sono inserite direttamente nei server protetti del fornitore esterno Whispli al fine di prevenire possibili violazioni di sicurezza.

Esse possono essere esaminate, e, di conseguenza, le informazioni ivi contenute possono essere utilizzate, solo da coloro che ne hanno necessità per esigenze lavorative e comunque in conformità a quanto previsto dal processo di gestione delle segnalazioni del Gruppo Generali o se previsto dalla legge. Tra coloro che possono accedere alle informazioni relative alle segnalazioni, ci sono i Compliance Officer, e solo se necessario per la corretta gestione dei casi, le persone appartenenti ad altre funzioni, sia di Assicurazioni Generali S.p.A. o delle altre società del Gruppo da essa controllate.

In ogni caso, le segnalazioni saranno trattate con la massima riservatezza e nel rispetto dei requisiti di Gruppo, i cui dettagli sono disponibili nel processo di gestione delle segnalazioni del Gruppo Generali.

Le informazioni relative a una segnalazione possono essere trasferite all’estero?

Potrebbe essere necessario trasferire alcune informazioni relative a una segnalazione nell’ambito del Gruppo Generali ovvero con esperti residenti all’estero.

Se ciò dovesse accadere, il trasferimento avverrà in conformità a quanto previsto dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali. Assicurazioni Generali S.p.A. e le altre società del Gruppo adottano adeguate misure per tutelare la riservatezza delle informazioni.

Informazioni o dettagli della segnalazione potranno essere condivisi con gli individui menzionati nel report?

Al fine di accertare una segnalazione in modo appropriato, può essere necessario informare la persona accusata, per consentirgli di difendersi dalle accuse.

Sarà adottato ogni ragionevole accorgimento per proteggere l’identità della persona segnalante, in conformità con le autorizzazioni fornite e con le leggi applicabili.

Come posso avere accesso alle informazioni che ho fornito?

Nel momento in cui effettui una segnalazione, ti verrà comunicato un PIN e ti sarà richiesto di immettere una password. Potrai utilizzare queste credenziali per rivedere e integrare la tua segnalazione.

Puoi esercitare il diritto di accesso ai tuoi dati, ovvero chiedere, in certe circostanze, che i dati siano modificati o cancellati, autenticandoti via web o chiamando la linea telefonica, e facendo apposita richiesta. La tua richiesta sarà trasmessa al Compliance Officer competente, che ti fornirà i contatti dell’ufficio responsabile della gestione della tua richiesta.